Aviso de Privacidad y Tratamiento de Datos

Aviso de Privacidad

COMERCIAL ALLAN S.A.S (“EL RESPONSABLE” o “LA COMPAÑÍA”), en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, le informa a través de este aviso que los Datos Personales que usted suministre en virtud de las actividades u operaciones celebradas con LA COMPAÑÍA, serán Tratados mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.

 

¿Quién es el responsable de las Bases de Datos?

COMERCIAL ALLAN S.A.S, sociedad colombiana, identificada con NIT 860053831-1, con domicilio en Cota, Cundinamarca, la cual tiene sus oficinas ubicadas en la Autopista Medellín, Kilometro 1,8, costado sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4. Teléfono (57-1) 2715424. Correo Electrónico sugerencias@heladospopsy.com

¿Contamos con una Política de tratamiento para los Datos Personales contenidos en nuestras Bases de Datos?

Sí. COMERCIAL ALLAN S.A.S. -Helados Popsy- cuenta con una POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL, la cual estará a su disposición para consulta, conocimiento y acceso en la página www.heladospopsy.com

 

Los cambios sustanciales que se lleguen a producir en el presente aviso o en las políticas de tratamiento, serán publicados en nuestro sitio web, medio electrónico habitual de contacto con nuestros titulares.

¿Cuál es la finalidad?

Los datos personales serán recolectados y tratados para:

1. Enviar información de nuestros Boletines Especializados y gratuitos de nuestros

productos y/o servicios.

2. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros contenidos especializados, productos, servicios, estudios, y para facilitarle el acceso general a la información de

éstos.

3. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

4. Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.

 

5. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.

6. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.

7. Para la vinculación como colaborador, cliente especial o proveedor, actualización y suministro de información para operaciones civiles, laborales o comerciales.

8. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos

9. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que LA COMPAÑÍA desarrolla

10. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio

  1. Gestionar bienes y servicios proveídos por terceros para el adecuado desarrollo de la actividad comercial de LA COMPAÑÍA

 

  1. Permitir que sociedades vinculadas a LA COMPAÑÍA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés

  2. Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑÍA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas

 

  1. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales

 

  1. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑÍA y a sus compañías vinculadas en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros, pago de proveedores, pago de nómina, creación de proveedores, selección de personal, creación de clientes tesorería, contabilidad, entre otros)

 

  1. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos

 

  1. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de LA COMPAÑÍA y en sus bases de datos comerciales y operativas

 

  1. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en rifas y sorteos)

 

  1. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización

 

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA o respecto de cualquier relación de negocios subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas

 

  1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. De igual forma la transferencia internacional de dichos datos

 

  1. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de LA COMPAÑÍA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras

 

  1. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable

 

  1. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros

 

  1. Notificar a contactos autorizados en casos de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo

 

  1. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos de LA COMPAÑÍA y asistir en su utilización

 

  1. Registrar a los contristas y/o proveedores de LA COMPAÑÍA y procesar sus pagos

 

  1. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑÍA

 

¿Cuáles son los derechos de los titulares de los datos personales?

El titular de los datos tiene los siguientes derechos:

1. Conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales, así como actualizarlos y rectificarlos frente a COMERCIAL ALLAN SAS - HELADOS POPSY. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

2. Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud a COMERCIAL ALLAN SAS - HELADOS POPSY.

 

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMERCIAL ALLAN SAS - HELADOS POPSY salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de

conformidad con la Ley 1581 de 2012.

 

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) haya determinado que en el tratamiento, COMERCIAL ALLAN SAS - HELADOS POPSY o el encargado han incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución Política.

 

  1. El titular de los datos puede presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de COMERCIAL ALLAN SAS - HELADOS POPSY.

 

7. Para efectos de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir

 

8. información, revocar la autorización, entre otros; el titular de los datos puede acudir a COMERCIAL ALLAN SAS - HELADOS POPSY como responsable del tratamiento de los mismos, de manera gratuita al Área de Administración de Información de los Clientes, a quienes podrá contactar en la Autopista Medellín km 1.8 Costado Sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4, Cota, Cundinamarca, al correo electrónico: sugerencias@heladospopsy.com, o a la línea de Servicio (57-1) 2715424

Política de Tratamiento de Datos Personales

1.OBJETIVO.

 

COMERCIAL ALLAN S.A.S. - HELADOS POPSY (“Helados Popsy” o “la Compañía”) es una sociedad colombiana dedicada a la fabricación, venta y distribución de helados. En desarrollo de su objeto social, Helados Popsy realiza actividades que pueden llegar a involucrar tratamiento de datos personales, entre ellas, promociones, eventos, concursos, entre otros. En este sentido, la Compañía se compromete a regirse por la siguiente Política de Tratamiento de Información.

 

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

 

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los Datos Personales de los clientes, colaboradores y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los Responsables y Encargados del Tratamiento de Datos Personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de Consultas y reclamos” (Ver Manual de Procedimientos Internos de Comercial Allan S.A.S.).

 

El artículo 25 de la mencionada ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. De igual forma, se dispone que dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

 

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 (recopilado en el Capítulo XXV del Decreto 1074 de 2015), reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

 

Es por ello que en Helados Popsy nuestro compromiso es el adecuado manejo de la información de sus clientes, proveedores, colaboradores y terceros en general. Con la presente política, buscamos comprometernos con el tratamiento de sus datos personales y es por ello que contamos con una base de datos que nuestros clientes, colaboradores y proveedores a través de nuestras relaciones comerciales y contractuales realizadas en el desarrollo de nuestro objeto social, nos han entregado, previa autorización - Ver Anexo de Autorizaciones-, para la administración de su atención y gestión. Desde todos los procesos, velamos por la confidencialidad como el espacio más profundo y personal de nuestros clientes, colaboradores y proveedores; contamos con las herramientas tecnológicas idóneas y seguras para el almacenamiento y el buen uso de la información en función de darle el curso y el acompañamiento que el cliente necesita.

 

De acuerdo con lo anterior y como Responsables del uso de la información de nuestros clientes, proveedores, colaboradores y terceros en general damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, poniendo a su disposición en el sitio web http://www.heladospopsy.com  el Aviso de Privacidad y las políticas de tratamiento de sus datos personales, aquí adoptadas, las cuales serán de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el Tratamiento de Datos Personales.

 

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los colaboradores de la Compañía en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de Helados Popsy. Todos los colaboradores de la Compañía deben observar y respetar esta Política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Helados Popsy se obliguen a cumplir esta política.

 

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los Titulares de los datos o a Helados Popsy por el incumplimiento de esta Política o el indebido Tratamiento de Datos Personales.

 

2.IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

 

  1. Razón Social: COMERCIAL ALLAN S.A.S. –HELADOS POPSY- identificada con NIT 860053831- 1

  2. Domicilio y/o Dirección: Autopista Medellín Km 1.8, Costado Sur, Parque Industrial Soko,  Bodega 4, Cota, Cundinamarca.

  3. Correo Electrónico: sugerencias@heladospopsy.com

2.4.      Teléfono: (57-1) 2715424

3.ALCANCE.

 

Todos los titulares de cada uno de los datos, recolectados, usados o intercambiados, almacenados divulgados o retenidos y eliminados en cualquier base de datos de la Compañía.

 

4.TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

 

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  4. Consulta: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en Bases de Datos o archivos.

  5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  6. Dato personal privado: Cualquier Dato Personal que sólo puede ser conocido por el Titular o su entorno más cercano, a menos que exista expresa Autorización -Ver Anexo de Autorizaciones- para su divulgación.

  7. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  8. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Ejemplo de estos Datos Personales son los  relativos al comportamiento financiero y crediticio comercial y de servicios administrados por las centrales de riesgo.

  9. Dato personal privado sensible: Cualquier Dato Personal relacionado directamente con la esfera íntima del Titular. En general, el uso indebido de Datos Personales sensibles puede ser fuente de discriminación. Los Datos Personales relativos a la salud, la vida sexual, la orientación política y los Datos Personales biométricos son considerados Dato Personal Sensible.

  10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  12. Oficial de Cumplimiento: Es la persona designada para ejercer la función de vigilancia y control de la aplicación del Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales, quien a su vez, será el responsable de identificar los riesgos asociados al incumplimiento del régimen al interior de la compañía, cuyas funciones se precisan en el Manual de Procedimientos Internos de Comercial Allan S.A.S.

  13. Oficial de protección de datos personales: Es la persona que planificará, desarrollará y gestionará las políticas y manuales de procedimiento establecidos en el Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales al interior de LA COMPAÑÍA, cuyas funciones se precisan en el Manual de Procedimientos Internos de Comercial Allan S.A.S.

  14. Oficial de seguridad de la información: Es la persona que planificará, desarrollará, y gestionará las políticas, procedimientos y acciones que garanticen la seguridad de la información al interior de LA COMPAÑÍA, cuyas funciones se precisan en el Manual de Procedimientos Internos de Comercial Allan S.A.S.

  15. RCPDP: Es el Régimen Colombiano de Protección de Datos Personales, conformado, en la fecha de expedición de esta Política, por la Ley Estatutaria 1581 del 2012, la Ley 1266 de 2008 y el Decreto 1074 de 2015, así como cualquier norma que en el futuro modifique, sustituya, adicione o complemente las leyes y el decreto antes enunciados.

  16. Reclamo: Solicitud del Titular del Dato Personal, o de las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la Autorización-Ver Anexo de Autorizaciones- en los casos establecidos en la ley.

  17. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  18. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  19. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  20. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  21. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

5.PRINCIPIOS.

 

El tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.

Principios relacionados con la recolección de Datos Personales.

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

 

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los Datos Personales sólo puede ejercerse con la Autorización previa, expresa e informada del Titular-Ver Anexo de Autorizaciones-. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

En este sentido, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. Por lo anterior, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales.

 

Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

 

Principios relacionados con el uso de Datos Personales.

 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Así las cosas, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información  suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser Tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los Datos Personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del Titular.

 

Principio de temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control

 

6.LINEAMIENTOS:

 

6.1 LINEAMIENTOS Y CRITERIOS GENERALES PARA LA DEFINICIÓN DE BASES DE DATOS PERSONALES.

Como parte de los lineamientos para el adecuado tratamiento de los Datos Personales al interior de LA COMPAÑÍA, a continuación se describen los criterios definidos para la conceptualización e identificación de las Bases de Datos que integran su ciclo de Tratamiento de Información Personal:

 

  1. Bases de Datos Personales: El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las BD sujetas a Tratamiento que operan en el país; que es administrado por la SIC.

 

Una Base de Datos es un conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.

 

Todas las Bases de Datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento Automatizado o Manual se realice por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, en el territorio Colombiano (o fuera de él, si al Responsable o Encargado del Tratamiento les es aplicable la Ley colombiana en virtud de tratados internacionales). Es susceptible de registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. Bases de Datos Personales locales- electrónicas: Estas Bases de Datos no son derivadas de las Bases de Datos maestras. Son creadas en herramientas ofimáticas por las áreas de negocio y se utilizan para una función específica de su trabajo con finalidades expresas.

 

  1. Bases de Datos Personales locales –físicas: Estas Bases de Datos no son derivadas de las Bases de Datos maestras, son descentralizadas y su relación es uno a uno. Son creadas para una función específica de su trabajo con finalidades expresas y se almacenan en medios físicos.

 

  1. Modificaciones de estructura a Bases de Datos maestras: Todas aquellas derivadas de una Base de Datos maestra, que las áreas utilizan como herramienta para su trabajo y reflejan modificaciones en su estructura original adicionando campos con información de la persona natural, cuya cantidad debería ser limitada.

 

6.2.LINEAMIENTOS GENERALES DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.

 

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Para el Tratamiento de Datos Personales, LA COMPAÑÍA aplicará los principios que se mencionan a continuación y que han sido previstos por el RCPDP como los lineamientos que deben orientar su recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio:

 

  1. Legalidad: La recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento, e intercambio de datos personales deberá realizarse conforme a las disposiciones previstas en el RCPDP.

 

Finalidad: Los Datos Personales recolectados deben ser utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la ley. Se deberá informar al Titular del Dato Personal, de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. Por ello, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados.

  1. Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular-Ver Anexo de Autorizaciones-. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, según lo previsto para las normas aplicables. Para obtener la autorización del Titular del Dato Personal, se utilizarán los formatos y documentos establecidos por LA COMPAÑÍA-Ver Anexo de Autorizaciones-. En ningún caso puede entenderse que el silencio del Titular constituye Autorización.

 

  1. Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

  1. Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse a los Titulares, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada, de conformidad con lo establecido por el RCPDP.

 

  1. Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo los públicos, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

  1. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los funcionarios que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales deberán cumplir con las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca LA COMPAÑÍA para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑÍA están obligados a guardar reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el Titular del dato.

 

6.2.2.FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.

 

El tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, colaboradores y proveedores, o de cualquier persona con la cual LA COMPAÑÍA, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.

 

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

 

Helados Popsy tratará de manera leal y lícita los Datos Personales para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial, pero sin limitarse a los siguientes:

 

En relación con sus colaboradores y aspirantes:

 

  1. Ser usada durante el desarrollo de la relación contractual, comercial y/o financiera;

  2. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que LA COMPAÑÍA desarrolla;

  3. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio

  4. Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑÍA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

  5. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

  6. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑÍA y a sus compañías vinculadas en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros, pago de proveedores, pago de nómina, creación de proveedores, selección de personal, creación de clientes tesorería, contabilidad, entre otros);

  7. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

  8. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de LA COMPAÑÍA y en sus bases de datos comerciales y operativas;

  9. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA o respecto de cualquier relación de negocios subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

  10. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. De igual forma la transferencia internacional de dichos datos;

  11. Consultar, verificar, reportar, suministrar y analizar la información a partir de mi hoja de vida y durante la vigencia del contrato de trabajo en cualquier momento con las centrales de información debidamente constituidas. Así mismo, dicha información será utilizada para efectos de remitir los resultados a terceros, todo ello respetando las limitaciones impuestas por las normas legales y por las autoridades competentes.

  12. Realizar exámenes para detectar el uso o abuso de drogas, alcohol y narcóticos, de exámenes con polígrafos y estudios de seguridad, durante la vigencia del contrato de trabajo.

  13. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de LA COMPAÑÍA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

  14. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

  15. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;

  16. Notificar a contactos autorizados en casos de emergencia durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;

  17. Coordinar el desarrollo profesional de los colaboradores, el acceso de los colaboradores a los recursos informáticos de LA COMPAÑÍA y asistir en su utilización;

  18. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑÍA;

 

Helados Popsy gestiona Bases de Datos mediante las cuales realiza el Tratamiento de Datos Personales, tales como hoja de vida y datos de contacto del empleado y sus familiares o acudientes en caso de emergencia. Estos datos son utilizados para efectos del cumplimiento de obligaciones internas en materia laboral, de seguridad social y riesgos profesionales, y podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística. Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.

 

En relación con sus clientes:

 

  1. Ser usada durante el desarrollo de la relación contractual, comercial y/o financiera;

  2. Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos y servicios que ofrece y/o desarrolla LA COMPAÑÍA y/o sus compañías vinculadas;

  3. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;

  4. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que LA COMPAÑÍA desarrolla;

  5. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio;

  6. Gestionar bienes y servicios proveídos por terceros para el adecuado desarrollo de la actividad comercial de LA COMPAÑÍA;

 

  1. Permitir que sociedades vinculadas a LA COMPAÑÍA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;

  2. Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑÍA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

  3. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

  4. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑÍA y a sus compañías vinculadas en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros, pago de proveedores, creación de proveedores, creación de clientes tesorería, contabilidad, entre otros);

  5. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

  6. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de LA COMPAÑÍA y en sus bases de datos comerciales y operativas;

  7. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en rifas y sorteos);

  8. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;

  9. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA o respecto de cualquier relación de negocios subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

  10. Registrar a los contristas y/o proveedores de LA COMPAÑÍA y procesar sus pagos;

  11. Consultar información de mis accionistas, en fuentes privadas o públicas, en función del desarrollo del proyecto SARGLAFT y en cumplimiento de la Circular 100 000000 6 de 2016 emitida por la Superintendencia de Sociedades;

  12. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑÍA;

 

Helados Popsy realizará el Tratamiento autorizado de Datos Personales de sus clientes para efectos de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o llevar un control interno de las relaciones comerciales vigentes y podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.

 

En relación con sus proveedores:

 

  1. Ser usada durante el desarrollo de la relación contractual, comercial y/o financiera;

  1. Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos y servicios que ofrece y/o desarrolla LA COMPAÑÍA y/o sus compañías vinculadas;

  2. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;

  3. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que LA COMPAÑÍA desarrolla;

  4. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio;

  5. Gestionar bienes y servicios proveídos por terceros para el adecuado desarrollo de la actividad comercial de LA COMPAÑÍA;

  6. Permitir que sociedades vinculadas a LA COMPAÑÍA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;

  7. Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑÍA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

  8. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

  9. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑÍA y a sus compañías vinculadas en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros, pago de proveedores, creación de proveedores, creación de clientes tesorería, contabilidad, entre otros);

  10. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

  11. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de LA COMPAÑÍA y en sus bases de datos comerciales y operativas;

  12. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en rifas y sorteos);

  13. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;

  14. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA o respecto de cualquier relación de negocios subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

  15. Registrar a los contristas y/o proveedores de LA COMPAÑÍA y procesar sus pagos;

  16. Consultar información de mis accionistas, en fuentes privadas o públicas, en función del desarrollo del proyecto SARGLAFT y en cumplimiento de la Circular 100 000000 6 de 2016 emitida por la Superintendencia de Sociedades;

  17. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑÍA;

 

Helados Popsy podrá tratar Datos Personales de sus proveedores para efectos de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o llevar un control interno de las relaciones comerciales vigentes, así como para verificar la existencia de posibles conflictos, asuntos de independencia, así como la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial. Los Datos Personales podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.

 

En relación con otros terceros:

 

  1. Ser usada durante el desarrollo de la relación contractual, comercial y/o financiera;

  2. Enviar información sobre ofertas relacionadas con los productos y servicios que ofrece y/o desarrolla LA COMPAÑÍA y/o sus compañías vinculadas;

  3. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos;

  4. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que LA COMPAÑÍA desarrolla;

  5. Realización de encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio;

  6. Gestionar bienes y servicios proveídos por terceros para el adecuado desarrollo de la actividad comercial de LA COMPAÑÍA;

  7. Permitir que sociedades vinculadas a LA COMPAÑÍA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;

  8. Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑÍA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;

  9. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

  10. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑÍA y a sus compañías vinculadas en el exterior, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros, pago de proveedores, pago de nómina, creación de proveedores, selección de personal, creación de clientes tesorería, contabilidad, entre otros);

  11. Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

  12. Registrar sus Datos Personales en los sistemas de información de LA COMPAÑÍA y en sus bases de datos comerciales y operativas;

  13. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en rifas y sorteos);

  14. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;

  15. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post-contractual, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA o respecto de cualquier relación de negocios subyacente, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

  16. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. De igual forma la transferencia internacional de dichos datos;

  17. Registrar a los contristas y/o proveedores de LA COMPAÑÍA y procesar sus pagos;

  18. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑÍA;

 

Helados Popsy podrá tratar Datos Personales de otros terceros como resultado de su participación en actividades promocionales o sorteos que la compañía realice directa o indirectamente, en nombre propio o en conjunto con terceros, para efectos de cumplir con las obligaciones y reglas definidas en la normatividad vigente aplicable a estas actividades y/o con los reglamentos de las promociones, así como para verificar la existencia de posibles conflictos, asuntos de independencia. Los Datos Personales podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.

 

Helados Popsy también podrá tratar los Datos Personales que en general obtenga para los siguientes fines:

 

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post- contractual con Helados Popsy, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por Helados Popsy que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

2.Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes de Helados Popsy o empresas vinculadas así como a los aliados comerciales de Helados Popsy;

 

  1. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual Helados Popsy posea un vínculo contractual de cualquier índole;

 

  1. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube; y/o cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (cobros administrativos, creación de clientes, gestiones contables, entre otros);

 

  1. Transferir o transmitir, nacional o internacionalmente, a las compañías afiliadas a Helados Popsy, en calidad de Encargados o a terceros en virtud de un contrato.

 

Helados Popsy también podrá:

 

  1. Conocer la información del Titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, Datacrédito o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias; y

 

  1. Acceder y Consultar la información del Titular del dato que repose o esté contenida en Bases de Datos o archivos de cualquier entidad privada o pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacionales, internacionales o extranjeras.

 

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en puntos donde se realicen actividades de Helados Popsy, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones donde se ejecutan las actividades, éstos se utilizarán para fines de seguridad; y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

 

6.3.LINEAMIENTOS GENERALES DE DATOS PERSONALES SEGÚN SU TIPO.

 

  1. Datos Personales Públicos.

 

De conformidad con lo previsto por el RCPDP, el Tratamiento de Datos Personales Públicos no requiere la Autorización previa del Titular. No obstante lo anterior, respecto de dichos datos, las instrucciones y manuales contenidos en esta política son aplicables a los Datos Personales Públicos para que LA COMPAÑÍA pueda garantizar el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contemplados en el RCPDP.

 

6.3.2.Datos Personales de menores de edad.

 

LA COMPAÑÍA, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin, deberán aplicarse los

principios y obligaciones establecidos en el RCPDP y, en particular, LA COMPAÑÍA se obliga a que el Tratamiento de los mismos siempre responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

El Tratamiento de Datos Personales de menores de edad requiere, en todo caso, el otorgamiento de Autorización de Tratamiento suscrita por el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente-Ver Anexo de Autorizaciones-. De conformidad con el RCPDP, éstos deberán otorgar la Autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

6.3.3.Datos sensibles.

 

LA COMPAÑÍA restringirá el Tratamiento de Datos Personales Sensibles a aquellos procesos y actividades en los que sea estrictamente indispensable para su adecuado desarrollo.

 

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales Sensibles, LA COMPAÑÍA:

  • Informará al Titular que, por tratarse de Datos Personales Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento en tanto la Autorización-Ver Anexo de Autorizaciones- es facultativa de conformidad con lo previsto por el RCPDP.

  • Informará al Titular, de forma explícita y previa, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad de su Tratamiento.

  • Se abstendrá de dar Tratamiento a Datos Personales Sensibles siempre que el Titular no haya manifestado expresamente su Autorización-Ver Anexo de Autorizaciones-.

  • Se abstendrá de condicionar actividades a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

 

De igual forma, LA COMPAÑÍA  podrá hacer uso y  tratamiento de los datos sensibles cuando:

 

  • El titular haya dado su autorización explícita-Ver Anexo de Autorizaciones-, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

  • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización-Ver Anexo de Autorizaciones-.

  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  • El Tratamiento tenga una finalidad estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior-Ver Anexo de Autorizaciones-.

 

De acuerdo con lo anterior y como responsables y/o encargados del uso y tratamiento de la información de nuestros clientes, proveedores y colaboradores, damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y demás normas que la reglamentan, y le recordamos que Usted  tiene el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión de su información, poniendo a su disposición nuestra dirección Autopista Medellín Km 1.8, Costado Sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4, Cota, Cundinamarca, nuestro correo electrónico contactenos@heladospopsy.com, o a la línea de Servicio (57-1) 2715424.

 

 

6.4.DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE COMERCIAL ALLAN S.A.S. - HELADOS POPSY-

 

El titular de los datos tiene los siguientes derechos:

 

  • Conocer íntegramente y de forma gratuita sus datos personales, así como actualizarlos y rectificarlos frente a Helados Popsy.

  • Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales, previa solicitud a Helados Popsy.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Helados Popsy salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.

  • Revocar la autorización-Ver Anexo de Autorizaciones- y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el tratamiento, Helados Popsy o el encargado han incurrido en  conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución Política.

  • Para efectos de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, revocar la autorización-Ver Anexo de Autorizaciones-, entre otros; el titular de los datos puede acudir a Helados Popsy como responsable del tratamiento de los mismos, de manera gratuita al Área Legal, a quienes podrá contactar en la Autopista Medellín, km 1.8 Costado Sur, Parque Industrial      Soko,        Bodega 4, Cota, Cundinamarca, al correo electrónico contactenos@heladospopsy.com, o a la línea de Servicio (57-1) 2715424.

  • El titular de los datos puede presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

6.5.AVISO DE PRIVACIDAD.

 

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus datos, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus datos han sido obtenidos y el Tratamiento que Helados Popsy le dará a los mismos.

 

6.6.AUTORIZACIÓN

 

  1. De la Autorización.

 

Los obligados a cumplir esta Política deberán obtener de parte del Titular (o su padre o tutor, en el caso de menores de edad) su Autorización previa, expresa e informada para recolectar y Tratar sus Datos Personales.

 

Esta obligación no es necesaria cuando se trate de Datos Personales Públicos, Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica; y datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

6.6.2.Formas y mecanismos para otorgar la Autorización.

 

Para obtener la Autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

 

En primer lugar, antes que el Titular de su Autorización es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

 

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Personales Sensibles o sobre datos de menores de edad;

  • Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012; y

  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Helados Popsy.

 

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de Consulta posterior (por escrito o de forma oral).

 

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos deberá ser suministrada.

 

La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser clara(s), de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de Autorizar el Tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

 

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

 

  • El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Helados Popsy;

  • Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad;

  • El(la) representante y/o apoderado(a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

  • Los padres o tutores en el caso de menores de edad; y

  • La Autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

 

7.ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PQR´S ANTE LA CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR EL DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

 

El Área Legal de LA COMPAÑÍA, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los colaboradores que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA COMPAÑÍA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al Área Legal y a dar traslado a ésta de manera inmediata, en un término no mayor a dos días, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

 

El Área Legal de LA COMPAÑÍA, ha sido designada como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Autopista Medellín km 1.8 Costado Sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4, Cota, Cundinamarca, al correo electrónico.

 

8.CONTROL DE SEGURIDAD PARA LA BASE DE DATOS

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad sobre el tratamiento de datos personales, LA COMPAÑÍA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar seguridad a las bases de datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso, indebido, no autorizado, fraudulento o que no se ajuste a la finalidad para la cual fue otorgada la autorización-Ver Anexo de Autorizaciones-.

 

9.OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Según lo previsto por el RCPDP, los Responsables deben adoptar políticas que garanticen la existencia de una estructura administrativa, proporcional a su tamaño empresarial, que les permita adoptar e implementar adecuadamente un Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

 

En línea con lo anterior, LA COMPAÑÍA ratifica su compromiso con la implementación de un Programa Integral de Gestión de Datos Personales y, en particular, en la adopción de medidas y políticas internas que garanticen el fortalecimiento de una cultura de respeto a la protección de Datos Personales y el respeto de los derechos de sus Titulares.

 

De conformidad con lo previsto por el Artículo 23 del Decreto 1377 de 2013 (hoy recogido en el Decreto 1074 de 2015), todo Responsable debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales”, área que “dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto”.

 

10.VIDEOS E IMÁGENES OBTENIDAS POR LA COMPAÑÍA.

Helados Popsy instala diversos medios de video y fotografía en las instalaciones. Helados Popsy informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la compañía y sus productos. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

 

11.CAMBIOS EN ESTA POLÍTICA.

La compañía se abroga el derecho de cambiar, modificar o adicionar la presente política cuando las circunstancias así lo exijan o cuando haya cambio en las necesidades del negocio. Dichos cambios serán informados a todos los titulares de los datos y los mismos medios por los cuales se ha difundido esta política.

 

12.MANEJO DE EXCEPCIONES.

Cuando sea necesaria una excepción a esta política, esta debe presentar por escrito a la Gerencia General quién evaluará si es procedente o no.

 

13.ADMINISTRACIÓN DE LA POLÍTICA.

Todos los colaboradores de LA COMPAÑÍA, son responsables directos en el manejo y la aplicación de este documento. Si en su implementación persisten dudas o se genera algún inconveniente, el colaborador deberá acudir a la Gerencia General y/o Dirección de Control Interno para la validación o aclaración de lo que suscite alguna duda.

 

13.1 VIGENCIA.

Estas son las políticas de tratamiento de información que Serán aplicables y la forma de acceder a las mismas. Las Cuales entran en vigencia el 23 de agosto de 2013 y hasta la Expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.

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